Hay paisajes de costa que van más allá de la arena de la playa. Escribo este artículo desde uno de esos puntos en los que las rocas y los acantilados conforman calas en las que poder hacer esnórquel, pero que al mismo tiempo se funden con los pinos hasta la orilla de playas de fina arena y aguas cristalinas. Es el paraíso Balear.
De la misma forma el paisaje de plataformas software para la administración de fincas ha dejado de ser únicamente una cuestión de gestión de procesos internos para abarcar un conjunto completo de actividades que van desde la integración de proveedores y la interacción mediante una App con los propietarios, las soluciones de sostenibilidad y la IoT (Internet de las Cosas), el cumplimiento normativo automatizado (Legaltech) o la gestión digital de las finanzas de la comunidad de propietarios (Fintech).
Precisamente para responder a esta nueva realidad, la plataforma Gesfincas / Tucomunidad proporciona soporte a las cinco familias de soluciones que necesita todo despacho de administración de fincas: Gestión (Manage), Integración de terceros (Engage) , Integración de servicios (Connect), Mantenimiento y sostenibilidad (Sustain) y servicios financieros (Pay). Vamos a ver con un poco más detalle que significa la integración de esta última familia de soluciones.
Las nuevas plataformas de software de gestión para la administración de fincas tienen que integrar de forma imprescindible la gestión financiera
Si fuese una película la podríamos titular “Cuando Proptech encontró a Fintech”. La razón de ser de esta integración es una serie de procesos críticos en la gestión de las comunidades que requieren de esta doble perspectiva de gestión administrativa y financiera. Lo más básico son los agregadores de consumo y los financieros. La integración y contabilización automática de facturas, los movimientos bancarios y su conciliación, son uno de los procesos manuales más tediosos y fuente de posibles errores. Pero podemos dar un paso más y disponer de una cuenta bancaria digital que se integre nativamente en el ERP. Con ello ya no es preciso la descarga de los movimientos o la subida de remesas: desde el propio software de gestión al mismo tiempo que se preparan los recibos, se genera de forma automática el cargo para cada propietario desde la cuenta de la comunidad. Un recibo devuelto se gestiona automáticamente, un cargo excepcional de un proveedor genera una alerta, y así con todos los procesos. La cuenta digital en sí misma forma parte del sistema de gestión, porque al final del día la cuenta bancaria está en el centro de todos los procesos de una comunidad de propietarios.
Desde otro punto de vista, la integración de la financiación aporta enormes ventajas en términos de sencillez y rapidez de tramitación de préstamos para las comunidades de propietarios. Ha sido un hito que una entidad financiera haya trasladado sus algoritmos de riesgo y sus procesos de gestión de un préstamo a un ERP, en este caso Gesfincas.
Se estima que TucoBan, la cuenta digital integrada en Gesfincas puede ahorrar unas 400 horas a un despacho que gestione 60-70 comunidades de propietarios
Para los administradores son muchos los beneficios de esta integración proptech y fintech.
La automatización y el ahorro de tiempo es el impacto más claro y directo. TucoBan, una cuenta nativa digital integrada 100% en Gesfincas, el software líder de gestión de administración de fincas, puede ahorrar unas 400 horas de trabajo administrativo a un despacho que gestione entre 60 y 70 comunidades de propietarios. Además, la gestión digital evita los desplazamientos y mañanas en las oficinas bancarias para hacer cualquier tipo de gestión. Esto es un ahorro muy importante del elemento más escaso para los administradores: su tiempo.
Es posible ahorrar una media del 40% de los costes bancarios para más del 80% de las comunidades de propietarios.
Inicialmente los propietarios lo primero que valoran de estas soluciones es el ahorro de costes. Analizando los actuales costes bancarios (costes de mantenimiento de cuenta, comisiones y gastos por domiciliaciones, transferencias, etcétera) se estima que con una alternativa como TucoBan es posible ahorrar una media del 40% para la gran mayoría de las comunidades. Pero el siguiente beneficio que valoran los propietarios es la transparencia y la comodidad. Que no sea precisa la gestión presencial en la oficina ante un cambio de presidente o que la información de la cuenta esté siempre disponible en la App de la comunidad son ventajas que cada vez buscan más y más comunidades.
De nuevo, cada vez más la clave es la experiencia de cliente (vecino)
Como hemos visto con anteriores soluciones tecnológicas, la integración de plataformas de software con soluciones financieras, proporciona a los administradores elementos de mejora de la experiencia de los propietarios. Cuando una comunidad elige a un administrador, la referencia positiva de otros propietarios es el elemento fundamental. Y esa referencia se construye tomando como base la experiencia de los propietarios en cada interacción con el despacho. La transparencia y la comodidad son la base una experiencia de cliente, que en este sector denominamos Experiencia de Vecino. Definitivamente, la fusión proptech y fintech ha venido para quedarse ya que no solo hace despachos mas eficientes sino despachos que fidelizan a las comunidades que gestionan.
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